شرح وظایف
مسئول دبیرخانه
- ثبت کلیه مکاتبات چه بصورت حضوری ارباب رجوع و چه بصورت پستی با استفاده از نرم افزاری دبیرخانه
- ثبت و ارجاع کلیه مکاتبات حسب دستور مقام مافوق شبکه
- مشخص نمودن عنوان فرستنده و گیرنده و شماره و تاریخ نامه های در دست اقدام
- کپی برداری از ارجاعات مقام مافوق و ارسال آن به واحد های مربوطه
- اسکن نمودن نامه ها و مکاتبات داخلی و خارجی
- بایگانی نمودن سوابق نامه های صادره در زونکن مخصوص
- پیگیری سوابق نامه ها حسب دستور مقام مافوق شبکه
- ممهور نمودن نامه ها و مکاتبات طبق امضاء مدیر و معاونین
- back up گرفتن از کلیه مکاتبات و نرم افزار نمودن اطلاعات مربوطه
- کنترل و تفکیک نامه های اداری طبق موضوع
- حفظ و نگهداری سوابق نامه ها و اوراق طبق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوطه بر اساس روش تعیین شده
- ثبت کلیه فاکس های دریافتی و ارسال به واحد مربوطه حسب دستور مقام مافوق
